Quickstart met XS Project!
Algemene Informatie
XS Project is een samenwerkingstool voor bouw-, installatie- en vastgoedmanagers. De functies binnen de applicatie zijn erop gericht om samenwerking met externe partijen te optimaliseren en te vereenvoudigen teneinde de snelheid en de veiligheid te verhogen en de faalkosten te verlagen.
Zie hier een overzicht van enkele van onze enthousiaste klanten.
De belangrijkste functies van XS Project zijn gericht of effectief projectmatig samenwerken met bouwpartners.
– Document management (Delen, Goedkeuren, Versie Beheer en Expiratiebewaking voor onderhoudsrapporten, inspecties en certificaten)
– Interactieve Notulen voor bouw- en werkverslagen met alerts voor openstaande acties.
– Notificaties en communicaties via chatkanalen en/of e-mail.
– iOS en Android app voor mobiele toegang tot het project.
– Bibliotheek voor algemene niet projectgebonden informatie.
– Integraties met MS Sharepoint, Autodesk Viewer, punchlist applicaties, planning applicaties, MS Teams etc.
Je kan een XS Project account aanvragen via het contactformulier op https://taskxs.com/nl/neem-contact-op
Een accountmanager zal binnen 24 uur contact opnemen om de aanvraag te bespreken en te activeren.
Zodra de aanvraag is verwerkt ontvang je inloggegevens voor de Administrator (Admin Account) Hiermee kunnen bedrijfsgegevens, de algemene instellingen en huisstijl worden aangepast. Tevens kunnen de zogenaamde “manager” accounts alleen door de Admin worden aangemaakt.
Indien jouw organisatie gebruik maakt van Microsoft Entra ID kunnen we in samenwerking met de beheerder van de MS Azure omgeving het gebruik van SSO instellen.
Bekijk hier de instructie video voor uitleg over het instellen van het Admin profiel.
Om gebruikers te kunnen toevoegen moeten eerst de bedrijven worden toegevoegd waar deze personen werkzaam zijn.
Leveranciers kunnen handmatig worden ingevoerd maar ook middels een excel sheet worden geüpload. Bekijk hier de instructie video voor uitleg over het toevoegen van leveranciers.
Per leverancier kunnen meerder gebruikers worden aangemaakt. Bij het toevoegen van een nieuwe gebruiker moet eerst de leverancier worden geselecteerd waarna de contactgegevens en de “user role” van betreffende gebruiker kunnen worden toegewezen. In het overzicht van alle gebruikers kunnen de toegangsrechten voor de mappen worden aangepast.
Nieuwe gebruikers krijgen automatisch een e-mail bericht waarmee ze uitgenodigd worden om in te loggen. Indien zij toegang hebben tot één of meerdere projecten, zien ze deze projecten op hun overzichtspagina.
De “user role’ titels kunnen worden aangepast aan de gewenste benamingen die binnen je bedrijf gebruikt worden.
Bekijk hier de instructie video voor uitleg over het toevoegen van gebruikers.
Wanneer een nieuw project wordt aangemaakt, wordt gevraagd om een sjabloon (template) te selecteren. Deze templates bevatten een mappenstructuur en een gegevensbehoefte schema.
Templates kunnen handmatig worden aangemaakt maar ook via een excel bestand worden geïmporteerd. De basis template bevat enkel de 6 hoofdmappen.
Bekijk hier de instructie videos voor uitleg over het maken van templates.
Gebruikers kunnen middels hun accountknop rechtsboven in het scherm, uitloggen, hun wachtwoord wijzigen en hun profiel aanpassen.
Projecten
Nadat je hebt ingelogd verschijnt een overzicht van de projecten waarvoor je toegangsrechten hebt.
Rechtsboven kun je middels het zoekveld snel een project vinden door een deel van de projectnaam in te voeren of de contactpersoon van het project.
Linksboven kun je selecteren hoeveel projecten je op 1 pagina wil zien.
Indien je meerdere projecten in je account hebt staan, kun je actuele projecten selecteren door op het sterretje vóór de projectnaam te klikken. Deze projecten worden dan toegevoegd aan je favorieten en bij het openen van XS Project worden deze dan bovenaan in het overzicht geplaatst.
Om een nieuw project toe te voegen ga je naar het project overzicht en klik daar op de “Toevoegen” button.
Voer alle projectgegevens in op het formulier en kies een “Sjabloon”.
Vervolgens kan er gekozen worden om informatie uit andere applicaties te koppelen en tenslotte de opslag locatie.
Dit is standaard in Microsoft Azure (XSCloud) maar indien er een Sharepoint omgeving is ingesteld in het Admin profiel is het mogelijk om de mappenstructuur en de documenten op deze Sharepoint omgeving worden opgeslagen.
Wanneer je een project opent verschijnt er een dashboard met bovenin de hoofdmappen waarvoor je toegangsrechten hebt.
Door op de mappen verschijnen de documenten in betreffende map of een overzicht met sub-mappen.
Aan de linkerzijde (Sidebar) verschijnt een menu met items die gekoppeld zijn aan je gebruikers rechten. Het menu kan middels de pijl in de bovenbalk worden ingeklapt of geopend.
Linksonder de mappen is een schermveld met minimaal 1 tabblad voor actiepunten uit de notulen. Indien er koppelingen met oplever of plan applicaties zijn ingesteld verschijnen er nog 1 of 2 tabbladen met “tickets” voor opleverpunten en “planning”met actiepunten uit de planning.
Rechtsonder worden op het 1e tabblad de chats met daarin ook notificaties weergegeven en op het 2e tabblad algemene meldingen vanuit de projectleider/bouwdirectie.
De administrator en managers kunnen toegangsrechten definiëren voor elke map voor elke gebruiker. Dit kan vooraf worden ingesteld wanneer de gebruiker wordt aangemaakt, maar kan altijd worden aangepast op projectniveau.
De mappen kunnen respectievelijk rood, oranje, geel en groen zijn. Deze kleuren geven aan in hoeverre de informatie die in de betreffende map moet worden aangeleverd, compleet is.
De namen van de voor het project benodigde documenten zijn middels het project sjabloon aan de mappen toegevoegd. Omdat de aanlevering van de de documenten nog niet gestart is, zullen alle mappen waarin documenten worden “gevraagd” rood kleuren.
Het documenten overzicht zal achter de documentnamen rode kruisjes tonen.
Zodra documenten op de juiste locatie (map) worden geüpload zal het rode kruisje achter het betreffende document worden vervangen door een groen vinkje.
Wanneer meer dan 40% van de documenten is aangeleverd zal de map oranje kleuren. Bij 70% kleurt deze geel en wanneer alle documenten aanwezig zijn zal de map groen worden.
Achter de documenten staan diverse icoontjes, het aantal is afhankelijk van de gebruikers rol die je hebt. Van links naar rechts
– Wijzigen project informatie (alleen door Admin of Manager)
– Verwijderen project (alleen door Admin)
– Toegangsrechten beheren (alleen door Admin of Manager)
– Overzicht bouwteamleden / contactenpersonen
– Verwijder document (alleen managers)
– Instellingen (in- en uitschakelen van mappen)
Documenten
Voor de opslag is er een vaste mappenstructuur met 6 hoofdmappen, hiervoor kunnen desgewenst afwijkende namen worden ingesteld. Deze zijn dan echter wél voor alle projecten hetzelfde.
Middels een sjabloon (of handmatig via de “mappenstructuur knop” in het menu) kunnen submappen en sub-submappen met namen naar keuze worden aangemaakt. Ook kunnen hier later nog mappen worden toegevoegd of verwijderd.
De hoofdmap voor “maintenance” (Meest rechts op het dashboard) Beschikt over een extra functie voor het bewaken van de actualiteit van documenten. In deze map kunnen bijvoorbeeld certificaten, inspectierapporten en onderhoudsrapporten worden opgeslagen en voorzien worden van een expiratie datum.
Deze functie zorgt voor alerts m.b.t. naderende expiraties zodat de gebruiker tijdig ingrijpt en de documenten actueel houdt.
Indien een (sub-)map wit is, bevat deze geen documenten. Gekleurde mappen bevatten al dan niet beschikbare documenten,
Indien een map wordt geopend verschijnt daaronder een overzicht van de documenten in betreffende map.
De diverse kolommen bevatten de volgende informatie:
– Document naam
– Al dan niet beschikbaar
– Actuele versie
– Oudere versies
– Document in behandeling
– Eigenaar van het document
– Uitgifte datum
– Soort document
Achter de documenten staan diverse icoontjes, het aantal is afhankelijk van de gebruikers rol die je hebt. Van links naar rechts:
– Wijzigen document informatie
– Printknop voor QR-code sticker voor het document
– Download document knop
– E-mail document verantwoordelijke
– Verwijder document (alleen managers)
Een document kan diverse statussen hebben.
In de standaard mappen:
1) document niet beschikbaar (rood kruisje in kolom beschikbaar)
2) document niet beschikbaar omdat deze nog niet is goedgekeurd (in behandeling)
3) document wél beschikbaar (groen vinkje in kolom beschikbaar)
4) document wél beschikbaar maar nieuwe versie wacht op goedkeuring (in behandeling)
In de “Maintenance” map
5) document wél beschikbaar maar niet actueel (rood kruisje in kolom actueel)
6) document actueel (groen vinkje in kolom actueel
7) minder dan 6 maanden tot expiratie, (1 uitroepteken in kolom alerts)
8) minder dan 3 maanden tot expiratie (2 uitroeptekens in kolom alerts)
9) minder dan 1 maand tot expiratie ( 3 uitroeptekens in kolom alerts)
Een document toevoegen in XS Project gaat in 2 stappen.
Eerst moet een document op de juiste locatie (map) worden gedefinieerd. Naam, type, eigenaar en referentie van het document moeten hier worden ingevoerd.
Er zijn 3 manieren om een document toe te voegen.
1) Middels een project sjabloon
2) Via de mappenstructuur
3) Bij de documentenlijst van een project (sub-)map
Zodra een document is gedefinieerd kan het document worden geupload.
Er zijn 2 manieren om een document te uploaden .
1) Op een voor-gedefinieerde locatie in een map (zie document toevoegen)
2) Zelf een locatie kiezen (zie manier 3 bij document toevoegen)
Voor het uploaden moeten nog diverse aanvullende gegevens worden toegevoegd in de de pop-up.
– Optioneel kunnen bij versie updates notities worden toegevoegd met informatie over de wijzigen,
– Wanneer het document ter goedkeuring moet worden aangeboden, moet de persoon die verantwoordelijk is voor de goedkeuring worden geselecteerd. (voor uitvoerende partijen is goedkeuring vragen verplicht) voor adviseurs en managers is dit optioneel.
– Bovenin de pop-up staat de actuele versie vermeld, er moet een nieuwe versie worden ingevoerd. Dit kunnen zowel letters, cijfers of combinaties daarvan zijn maar bijvoorbeeld ook een jaartal (bijvoorbeeld voor certificaten of inspecties)
– In het onderste veld moet de uitgifte datum worden aangeklikt, deze staat standaard ingesteld op de actuele datum.
Indien een document goedkeuring vereist zal dit bij het uploaden moeten worden aangegeven door een “goedkeurder” te selecteren in het dropdown menu.
Deze persoon krijgt een melding in zijn notificaties en hij of zij moet het document controleren. Zolang het document niet is goedgekeurd blijft de status “in behandeling” en is document niet beschikbaar in de projectmap.
De goedkeurder ziet in zijn overzicht welk document “in behandeling/pending” is.
Indien het document akkoord is voor verspreiding, volstaat het aanklinken van het vinkje bij “pending” waarmee de status wijzigt naar “goedgekeurd/approved” en daarmee beschikbaar komt voor de rest van bouwteam.
Indien het document niet akkoord is kan deze worden afgekeurd door achter “pending” op het kruisje te klikken. Het document wordt daarmee verwijderd en er opent een e-mail naar de aanbieder van het document, waarbij de melding dat het document is afgekeurd automatisch in het onderwerp wordt vermeld.
In de mail kan vervolgens toelichting over de afkeur worden gegeven en eventuele opmerkingen op het document worden toegevoegd.
De aanbieder kan deze opmerkingen vervolgens verwerken waarna hij of zij het document opnieuw en met hetzelfde versienummer ter controle kan aanleveren.
In XS Project is naast een goedkeuringsprocedure tevens een “review” functie beschikbaar. Deze functie in de “Ontwerp” map, maakt het mogelijk om een review deadline in te stellen waarna “Adviseurs” die toegang tot het document hebben een e-mail ontvangen waarin het review verzoek gemeld wordt.
In de ontwerpmap staan achter de documenten icoontjes voor het selecteren van de review status die aan de tekening gegeven wordt en voor een overzicht van de status die andere partijen aan het document hebben gegeven. Verder is het mogelijk om het document met opmerkingen en evt. stempel te updaten zodat alle opmerkingen van de verschillende “reviewers” op hetzelfde document staan. (Er wordt dus geen nieuwe versie aangemaakt)
Zodra alle partijen hun review status hebben aangevinkt wordt de deadline gereset. Partijen krijgen 7 dagen en 2 dagen voor de deadline nog een reminder toegestuurd.
In het menu is een zoekfunctie opgenomen welke middels diverse criteria een gewenst zoekresultaat oplevert. Om een zoekresultaat te genereren moet minimaal een project worden geselecteerd, de overige filters zijn optioneel.
In het zoekresultaat kunnen documenten geselecteerd worden om deze te exporteren naar een Zip-file, te verplaatsen of te uploaden naar externe applicaties.
Documenten worden standaard opgeslagen in de Azure Cloud van Microsoft.
Indien er gekozen wordt voor een koppeling met Sharepoint (uitleg hierover is te vinden bij de integratie), worden de mappenstructuur en de documenten opgeslagen in de geconfigureerde Sharepoint omgeving.
Notulen
XS Project beschikt over notulenfunctie waarmee overzichtelijk verslagen van ontwerp-, bouw- en werkvergaderingen gemaakt kunnen worden.
De grootste toegevoegde waarde van deze functie is de wijze waarop actiepunten direct aan de betreffende verantwoordelijke worden gemeld middels een notificatie en een melding op zijn of haar dashboard.
Tevens wordt indien de actie niet is afgemeld, een dag voor de afgesproken datum automatisch een reminder verstuurd,
Voor het 1e verslag van een vergaderreeks moet boven in het notulen menu de optie “helemaal opnieuw maken” geselecteerd worden.
Voor vervolgvergaderingen moet de optie “verslag maken” worden gekozen, hiermee wordt het actuele verslag geopend waarna een nieuwe vergadering kan worden gestart.
Deze keuze open een nieuwe vergadering met het actuele verslag. Voer in het bovenste blok een naam of nummer voor de vergadering in en klik rechts op “toevoegen”.
In het 2e block kunnen de aanwezige teamleden worden aangevinkt.
In het onderste blok kunnen de notulen worden opgesteld. De nummering van de verschillende onderdelen (Items) gaat automatisch.
De notulen kunnen worden onderverdeeld in Items, Sub-items en Notities/Acties.
Van links naar rechts kunnen vervolgens acties worden toegewezen aan 1 of meerdere partijen (of allemaal) en er kan een uiterlijke datum worden ingesteld. Vervolgens is er nog een check-box welke kan door de notulist of manager worden aangevinkt als de actie is afgerond.
Tenslotte staan aan de rechterzijde actieknoppen waarmee een regel kan worden opgeslagen (Bewerken), een (sub-)Item of notitie kan worden toegevoegd of een regel kan worden verwijderd.
Wanneer actiepunten worden opgenomen in het verslag, zullen deze bij de verantwoordelijke partijen op het dashboard verschijnen en ontvangen zij hiervan een notificatie.
Een dag voordat de actie afgerond moet zijn wordt er, indien deze niet is afgemeld, nog een automatische reminder gestuurd.
Na de afronding van de vergadering kan een PDF van de notulen worden gemaakt welke wordt opgeslagen in een map naar keuze. De map moet door de manager worden toegewezen in de projectinstellingen
Onderhoud & Beheer map
De maintenance/onderhoudsmap kan middels de instellingen icon worden in- en uitgeschakeld. Deze map bevat een extra functie welke door de eindgebruiker of gebouwbeheerder gebruikt kan worden om documenten zoals als certificaten, inspecties, onderhoudsrapportages up to date te houden middels een alert systeem om naderende expiratie data te melden.
Het is tevens mogelijk om via de chatbox van deze map een storings-/calamiteitsmelding systeem op te zetten voor gebruikers van het object/gebouw.
Om de bewakingsfunctie te gebruiken moet de document informatie de expiratie datum van het document worden ingevoerd, Dit is een extra veld op het document informatie formulier dat alleen zichtbaar is bij documenten in de onderhoudsmap.
Wanneer een document over 6 maanden expireert volgt een eerste alert welke je via profielinstellingen kan doorsturen naar je mobiele app of e-mail.
Achter betreffend document verschijnt een uitroepteken.
3 maanden vóór expiratie volgt een 2e alert en een 2e uitroepteken achter het document. 1 maand vóór de expiratie komt er 3e uitroepteken in beeld met opnieuw een alert. Indien ook hier niet op gereageerd wordt middels het updaten van het document, zal bij expiratie van het document een rood kruis verschijnen in de kolom “Actueel”
Controleprocedure voor documenten
In de projectinstellingen is het mogelijk om de “review mode” in te schakelen.
Deze functie maakt het mogelijk om in de ontwerpmap een controle procedure voor documenten op te zetten waarbij managers, architecten en adviseurs de mogelijkheid krijgen om deze te beoordelen en waar nodig commentaar toe te voegen.
Wanneer voor een document een controle door één of meerdere partijen noodzakelijk is, kan deze worden aangevraagd door in de document instellingen een deadline in te voeren en vervolgens een selectie te maken van de partijen waarvan een “review” verwacht wordt.
De status van het docement in deze fase is “geel” (Pending reviews, deadline nog niet verstreken)
Partijen (reviewers) die door de manager worden geselecteerd ontvangen een e-mail met een “review request” met een link naar de map waar het betreffende document staat.
Door “review” te selecteren in het menu achter het document zal een pop-up verschijnen waarin de opties “Approve” (groen), “Approve with Comments” (oranje) en “Disapprove” (rood) kunnen worden gekozen. Hierbij is het tevens mogelijk om commentaar en/of een bijlage toe te voegen.
Indien van het document reeds eerdere versie{-s) zijn beoordeeld zijn de reviews hiervan in de rechter tab van de pop-up in te zien.
In het menu achter het document kan de “review status” van het document worden bekeken waarin de opmerkingen van de overige reviewers vemeld staan.
Gebruikers krijgen op hun dashboard een overzicht van de documenten waarvoor zij nog een controleverzoek open hebben staan.
Zolang er openstaande review requests zijn en de dealine is nog niet verstreken zal het document “geel” blijven. Wanneer de deadline nadert zullen op 7 en 2 dagen voor de deadline alerts worden verstuurd en verschijnen er uitroeptekens achter het document. Wanneer de deadline verstrijkt voordat alle reviews gedaan zijn zal het document “rood” kleuren.
De manager wordt geacht de status van de reviews te monitoren. Wanneer alle partijen een review hebben gedaan en er is geen “disapprove” review gemeld, zal de status van het document “blauw” kleuren.
De manager kan in dat geval het document op “groen” en gereed voor uitvoering melden.
Indien een document “rood” kleurt kan dit 2 oorzaken hebben, de eerste is een verlopen deadline (deze kan indien gewenst worden verlengd). Het document kleurt ook rood wanneer 1 of meerdere reviewers een “disapprove” status aan het document hebben gegeven.
De manager kan deze status overrulen door hem op “groen” te zetten of ervoor kiezen een nieuwe aangepaste versie van het document opnieuw ter controle aan te bieden.
De manager heeft op het projectdashboard een overzicht van alle documenten met 1 of meerdere openstaande controle verzoeken. Middels de exportknop kan een excel sheet worden uitgedraaid met een gespecificeerd overzicht.
Wanneer een controle ronde niet leidt tot een goedgekeurd document kan een nieuwe versie van het document worden geupload voor een nieuwe controle ronde.
De review status en opmerkingen van vorige versies zijn middels de rechtse tab van het status overzicht te raadplegen.
Aanvragen van offertes bij onderaannemers en leveranciers
De admin of manager kan in zijn of haar menu sjablonen aanmaken voor verschillende soorten aanvragen. Door voor iedere discipline een map aan te maken en de template op te slaan kan deze later aan een project worden toegevoegd als de “Aanvragen” functie in het project wordt ingeschakeld.
Indien de aanvragen functie binnen een project is ingeschakeld ziet de projectmanager de knop “Aanvragen” waarmee het aanvragenscherm met daarin de gekoppelde template verschijnt. Hier kunnen per discipline de bijbehorend documenten, leveranciers en uiterste aanleverdatum worden ingevoerd.
Leveranciers die worden uitgenodigd ontvangen een persoonlijke e-mail met informatie over het project en een link naar een het inschrijfscherm.
De projectmanager kan naar aanleiding van nota’s van aanvullingen of vragen extra documenten toevoegen een de aanvraag, de leveranciers krijgen hiervan dan automatisch bericht.
Wanneeer een leverancier vragen heeft kan hij deze stellen middels de “Vragen” knop en de antwoorden zullen worden toegevoegd bij de aanvullende docuemten.
Wanneer de leverancier zijn offerte klaar heeft kan middels de “Inschrijven” knop worden ingezonden. Middels het invullen van het offerte bedrag, de stelposten en het toevoegen van de offerte en de open begroting Wordt de aanbieding verzonden naar de projectmanager.
De projectmanager kan in zijn of haar Aanvragen dashbord per onderdeel zien welke leveranciers een offerte hebben aangeleverd en voor welk bedrag waardoor in 1 oogopslag te zien is wie de voordeligste aanbieding heeft. In de corresponderende mappen kunnen de offertes en open begrotingen worden bekeken.
Chats, Meldingen & Notificaties
Ieder map heeft een unieke chatbox waarin iedereen die toegang tot betreffende map heeft met elkaar in contact staat. In de chatbox verschijnen automatisch meldingen met betrekking tot wijzigingen in de map, een verzoek tot goedkeuring van een document of een bevestiging van een goedkeuring.
Daarnaast kan die chatbox ook voor snelle informele afstemming gebruikt worden of om bijvoorbeeld vanaf je telefoon een foto van een situatie te delen. Doel van de chatbox is beperken van mailverkeer (en met name CC-‘s) welke contra productief werken.
Tenslotte kan de chatbox ingezet worden voor een effectieve manier om storingen te melden. Meer hierover bij Tips & Trics op deze pagina.
De projectmanager kan onder tabblad “Messages” algemene updates of project informatie geven. Een informeel infobord dat naar eigen inzicht gebruikt kan worden om het project op de hoogte te houden van ontwikkelingen.
Voor alle alerts, meldingen en chats welke op je project dashboard verschijnen kunnen notificaties worden ingesteld zodat deze via de mobiele app of e-mail extra onder de aandacht gebracht worden. Dit is vooral makkelijk wanneer je niet dagelijks inlogt.
De instellingen kun je aanpassen in he profiel.
Mobiel iOS & Android
Bouwers zijn onderweg of op de bouw en slechts beperkt op kantoor. Een mobiele app met toegang tot je projecten is daarom onmisbaar.
XS Project heeft een pragmatische en snelle oplossing waarmee je een totaaloverzicht van je lopende projecten hebt.
De app biedt toegang tot je documenten, je openstaande taken, chats en notificaties.
Onze mobiele app is een z.g.n. cross platform applicatie, gebouwd met React Native. De applicatie is zowel voor iOS als Android apparaten beschikbaar.
Na installatie zal de app vragen om je username en vervolgens een scherm tonen waarop een domein zichtbaar is, Wanneer je met meerdere partijen samenwerkt zullen deze domeinen in een drop-down menu verschijnen en kun je het gewenste domein selecteren. Wanneer er maar 1 domein wordt weergegeven kun je daaronder direct met je wachtwoord inloggen.
Wanneer je bent ingelogd, verschijnt een overzicht van de projecten waarvoor je toegangsrechten hebt. Bovenin staat een zoekbalk om snel het gewenste project te vinden.
Onder ieder project staan 4 icoontjes voor: (van links naar rechts):
– Documenten
– Openstaande taken
– Chats en Meldingen
– Notificaties/Alerts
Wanneer 1 van deze opties gekozen wordt verschijnt rechtsboven een “home” icoontje waarmee je terug naar het overzicht gaat.
Met de “terug knop” linksboven, ga je ook naar het overzicht maar staat het laatst bezochte project bovenaan de het scherm.
Het linkse icoontje van het geeft een overzicht van de projectmappen waarvoor je toegangsrechten hebt. In deze mappen vind je de documenten die voor jouw discipline relevant of ter info zijn.
Links van de documentnaam staat een extensie icon welke aangeeft in welk format het document is opgeslagen (pdf, .docx, xlsx. dwg, ifc, jepg, zip etc. Daaronder een groen vinkje als het document beschikbaar is en rechts daarvan het versienummer/letter. Klik op de documentnaam om deze te openen.
Het 2e icoontje van links geeft toegang tot het taken overzicht. Bovenin het scherm verschijnt een tab met “notulen”. Dit scherm toont een overzicht van openstaande actiepunten die opgenomen zijn in het bouwverslag.
Indien er een koppeling is met ED Controls (of een andere audit applicatie) zal er een 2e tab verschijnen met “tickets”. Hieronder verschijnt een overzicht van aandachts-/opleverpunten die in ED Controls aan jou zijn toegewezen.
Indien er een koppeling met is met KYP Planning (of een andere plannings applicatie) zal er een 3e tab zichtbaar worden met “planning”. Hieronder worden jouw openstaande acties uit de planning getoond.
Het 3e icoontje geeft een overzicht van alle chats/meldingen die in de diverse mappen worden gegenereerd of verzonden. Door op een chat te klikken wordt automatisch de map geopend waarop de chat betrekking heeft.
Rechtsonder het documenten overzicht kun je de chatbox van de betreffende folder openen en indien gewenst berichten naar een collega of de groep sturen.
Indien je in je profiel aangeeft welke meldingen middels een pushbericht naar je app moeten worden doorgezet, zal de rode badge op je app icon het aantal ongelezen meldingen aangeven.
In de app zelf worden deze meldingen per project apart aangegeven. De meest rechtse Icon geeft de ongelezen notificaties weer.
Overige functies
Voor (assistent-)managers is een bibliotheek beschikbaar welke gebruikt kan worden om algemene informatie op te slaan. De mappenstructuur kan willekeurig worden aangepast maar de bibliotheek is een gezamenlijke en project overschrijdende informatiebron.
Denk goed na over de inrichting en doe het gefaseerd.
Bij de icoontjes achter de documentgegevens staat o.a. een QR-code optie. Met deze knop wordt een QR-code gegenereerd welke direct met een labelprinter kan worden uitgeprint en op een kast of apparaat worden aangebracht.
De QR-code geeft direct toegang tot het document dat informatie over betreffende kast of apparaat bevat. Dit kan bijvoorbeeld een schema of handleiding zijn. Bij onderhoudswerkzaamheden kunnen medewerkers eenvoudig de documentatie openen op hun mobiele device.
Integraties (API's)
XS Project slaat documenten standaard op in Azure maar biedt ook de mogelijkheid om dit in Sharepoint te doen. Indien jouw organisatie over een Microsoft 365 Business account beschikt, kan in Azure een koppeling met Sharepoint worden gemaakt. Hierna moeten de daarvoor noodzakelijke digitale sleutels en de locatie ingevoerd worden in het Admin profiel van XS Project.
Hierna kan bij het aanmaken van een nieuw project gekozen worden om de mappenstructuur in Sharepoint aan te maken en daar de documenten op te slaan.
Via een Power Automate stream kan de gebruiker ervoor kiezen om van de projectmap een kopie in een projectmap op een andere Sharepoint site te creëren.
Via de Sharepoint upload functie kunnen documenten van uit Sharepoint beschikbaar worden gemaakt voor samenwerking binnen XS Project. Deze functie is zeer praktisch bij de start van een project of het ingaan van een nieuwe bouwfase omdat op deze wijze meerdere bestanden tegelijk geïmporteed kunnen worden .
Indien er binnen je bedrijf gebruik gemaakt wordt van Ed Controls, kun je middels je Secret ID van een koppeling maken met je projecten van Ed Controls. Door bij de projectgegevens in XS Project te selecteren dat je ED Controls wil koppelen, verschijnt er een drop down menu waarin het corresponderende project kan worden geselecteerd.
Nadat de koppeling met het Ed Controls project is opgeslagen zullen de zogenaamde “Tickets” in Ed Controls welke zijn toegewezen aan 1 of meerder XS Project gebruikers, op het dashboard van desbetreffende gebruiker getoond worden.
Middels de zoekfunctie kunnen tekeningen worden gezocht om deze te uploaden naar de corresponderende projectbibliotheek in Ed Controls.
Indien tekeningen in XS Project later worden vervangen voor een nieuwe versie, zullen deze automatisch in Ed Controls worden geüpdatet.
In de projectinstellingen kan per Ed Controls “Label” worden ingesteld in welke (sub-)map audits moeten worden opgeslagen. Zodra een audit in Ed Controls is afgerond, zal deze door XS Project automatisch worden opgehaald en opgeslagen in de toegewezen (sub-)map.
Indien er binnen je bedrijf gebruik gemaakt wordt van KYP Project, kun je middels je Auth Token in het XS Admin profiel, een koppeling maken met je projecten van KYP Project. Door vervolgens bij de projectgegevens in XS Project te selecteren dat je KYP Project wil koppelen, verschijnt er een drop down menu waarin het corresponderende project kan worden geselecteerd.
Zodra de koppeling met de planning is ingesteld zullen toegewezen taken onder het tabblad “planning” op het dashboard van desbetreffende gebruiker getoond worden. Tevens wordt de aanvangsdatum, einddatum en het aantal werkdagen weergegeven.
Voor het online bekijken van .dwg en .ifc bestanden is er een integratie met Autodesk Viewer van Autodesk Construction Cloud gebouwd. Gebruikers kunnen deze bestanden direct in hun browser bekijken zonder deze te downloaden.
Naast de notulen functie is er binnen XS Project ook een effectieve oplossing om vergaderingen te organiseren. Middels een koppeling met Teams, kunnen vanuit een project vergaderingen worden gepland.
Het koppelen van XS Project met Teams gaat middels dezelfde procedure als voor Sharepoint.
Door op het project dashboard “vergaderingen” in het menu te selecteren, open een scherm met een knop “Toevoegen” met deze knop kan een nieuwe uitnodiging voor een vergadering worden gemaakt.
De locatie gegevens worden automatisch geïmporteerd uit het project en er verschijnt een lijst met teamleden waarin de genodigde kunnen worden aangevinkt. Datum en tijdstip moet uiteraard worden ingegeven en de uitnodiging kan worden verzonden.
TaskXS bouwt continu aan praktische toepassingen. Zapier is een handige tool om API’s van verschillende applicaties aan elkaar te koppelen.
Voor XS Project hebben we een ZaP gebouwd waarmee taken uit de notulen direct in je Outlook agenda worden geplaatst. Meer toepassingen volgen.
Voor het aanleveren van bijvoorbeeld werkbonnen of facturen, heeft TaskXS een handige tool ontwikkeld.
Externe partijen kunnen documenten naar een specifiek e-mail adres mailen waarna de bijlage automatisch wordt opgeslagen in een door de manager ingestelde projectmap. Middels een alert wordt de intern verantwoordelijke erop gewezen dat het aangeleverde document zijn of haar goedkeuring verwacht.
Tips & Tricks
In de ‘Maintenance” map kan eenvoudige wijze een storing meldsysteem worden opgezet. Bekijk deze video om dit zelf te configureren.
Projecten, bedrijven en contactpersonen zoeken binnen de applicatie is erg eenvoudig. Op de projectpagina is linksboven een zoekveld waar het geheel of gedeeltelijk invoeren van een projectnaam volstaat om een selectie te tonen. Er kan ook op contactpersoon worden gezocht.
In de schermen voor leveranciers en gebruikers kan de zoekbalk worden gebruikt om op naam te zoeken. Ook hier volstaat een deel van de naam.
Voor de zoekfunctie voor documenten verwijzen wij graag naar de support info over “documenten”
Bestands- en Documentnamen mogen bij voorkeur geen bijzondere leestekens bevatten met uitzondering van – en _.
Dit voorkomt problemen bij uploaden van bestanden.
- Geen:
Spaties - Leestekens: !?.,;:()’
- Diakritische tekens: é à ù ç è
- Speciale tekens: /*%@|#§$
Documenten kunnen alleen vanuit het Admin of een (assistent-)manager account verwijderd worden, een verwijdering moet worden bevestigd met een wachtwoord.
Projecten kunnen alleen vanuit het Admin account verwijderd worden, een verwijdering moet worden bevestigd met het Admin wachtwoord.